TIP #6 Διαχειριστείτε τις δυσκολίες με επαγγελματισμό κι ευγένεια!

Το δύσκολο μέρος της παράδοσης μίας παρουσίασης έχει ήδη επιτευχθεί και εάν εφαρμόσεις τα προηγούμενα tips, τότε η επιτυχία είναι ήδη πολύ κοντά. Κάθε παρουσίαση όμως δεν είναι ένας μονόλογος, ούτε μία παράσταση για έναν.
Το κοινό βρίσκεται εκεί και έχει λόγο, όπως επίσης έχει απορίες, ερωτήσεις, παρεμβάσεις, διαφωνίες, άποψη. Και φυσικά δεν ξεχνάμε πως όλα γίνονται για το κοινό, για εκείνους τους ανθρώπους δηλαδή που μας τίμησαν με την παρουσία τους και αφιέρωσαν χρόνο στο να μας παρακολουθήσουν.

Οι κυριότερες δυσκολίες που θα συναντήσεις

Πρέπει λοιπόν να είσαι σε θέση να διαχειριστείς τις όποιες δυσκολίες συναντήσεις και μάλιστα να το κάνεις με απόλυτο επαγγελματισμό και ευγένεια προς τους προσκεκλημένους. Οι κυριότερες δυσκολίες που έχεις να περιμένεις είναι οι παρακάτω:

Φαινόμενο: Απόσπαση προσοχής του κοινού
Τι κάνω;
Πάντα υπάρχει τρόπος να επαναφέρεις την προσοχή του κοινού επάνω σου και πραγματικά δεν θέλει κόπο!
Η μαγική λέξη είναι το "B" key! Τι σημαίνει αυτό; Ή μάλλον τι κάνει το b key στο keyboard του υπολογιστή σου; Πολύ απλά, πατώντας το, η οθόνη προβολής της παρουσίασης μεταμορφώνεται σε ένα μαύρο φόντο. Total black και φυσικά το μοναδικό πράγμα που μπορεί να δει κανείς, θα είσαι εσύ. Σε εκείνο το σημείο λοιπόν έχεις την ευκαιρία να πεις κάτι ενδιαφέρον, να κάνεις τον κόσμο να σε προσέξει και τέλος να κερδίσεις πάλι την χαμένη προσοχή του. Πως γυρνάμε πάλι πίσω στην παρουσίαση; "B" key again!

Φαινόμενο: Διαφωνία με κάποιον από το κοινό
Τι κάνω;
Ο χειρισμός της διαφωνίας έχει πάντα μία πρόκληση μέσα του, καθώς στην ουσία πρόκειται για δύο διαφορετικές απόψεις επί του ίδιου θέματος. Με απόλυτη σχεδόν βεβαιότητα, αν προκύψει διαφωνία, αυτό θα γίνει με υπαιτιότητα ενός ατόμου από το κοινό, το οποίο απλά θα θέλει να εκφράσει την άποψή του διαφωνώντας με τα λεγόμενά σου.
Αυτό που πρέπει πάση θυσία να αποφύγεις, είναι καταρχήν να τροφοδοτήσεις το σκεπτικό ότι μία άποψη από τις δύο πρέπει να υπερισχύσει. Αντιθέτως, σύμφωνα και με το κλασικό win-win situation των διαπραγματεύσεων, καλό είναι εκφράσεις τον σεβασμό σου στην αντίθετη άποψη και να εξυψώσεις την ιδέα της διαφορετικής αντίληψης που μπορούν να έχουν δύο ή περισσότερα άτομα επί του ίδιου θέματος.
Πόντους θα κερδίσεις επίσης εάν ζητήσεις από τον διαφωνούντα να συζητήσετε για λίγο το θέμα στο διάλειμμα ή στο τέλος της παρουσίασης. Σε κάθε περίπτωση, άδραξε την ευκαιρία και παρουσίασε τη διαφωνία που βρίσκεται στο επίκεντρο, ως μία επιπλέον οπτική στο ευρύτερο θέμα σου! Διπλωματία και νίκησες!

Φαινόμενο: Δύσκολη ερώτηση και περιορισμένη γνώση για την απάντησή της
Τι κάνω;
Αναφέρθηκε και προηγουμένως ότι η καλύτερη τακτική σε τέτοιες περιπτώσεις είναι η ειλικρινής στάση και η αποδοχή της περιορισμένης γνώσης επί του θέματος. Μπορείς να ζητήσεις τα στοιχεία επικοινωνίας από τον συνομιλητή σου και να δεσμευτείς ότι θα ανατρέξεις στο ερώτημά του και θα επανέλθεις με απάντηση.
Επίσης, μπορείς να θέσεις το θέμα σε ευρεία συζήτηση και να ρωτήσεις μήπως κάποιος άλλος από το κοινό τυχαίνει και γνωρίζει κάτι παραπάνω. Τέλος, μπορείς να αδράξεις την ευκαιρία και να οργανώσεις ένα mini brainstorming στην αίθουσα, δημιουργώντας διαδραστικότητα, έξυπνο αυτοσχεδιασμό και διάθεση επικοινωνίας με όλους. Η ειλικρίνεια πάντα πρώτα και μετά όλα βγαίνουν φυσικά!

Φαινόμενο: Πηγαδάκια στο κοινό και διάθεση για αστεία
Τι κάνω;
Πολλές φορές η κούραση στο κοινό από τις υποχρεώσεις τις εβδομάδας, η ένταση που μπορεί να έχει κάποιος ή ακόμα και η φυσική ανάγκη για χαλάρωση, είναι ικανές να οδηγήσουν κάποιους σε επιφανειακή αντιμετώπιση της παρουσίασης και σε διάθεση για αστεία.
Ένας κλασικός τρόπος χειρισμού είναι να ζητήσεις να μοιραστεί ο γελών τις σκέψεις του μαζί σας και να προτρέψεις το κοινό να συμμετέχει σε κάτι που ίσως αντικειμενικά είναι αστείο.
Επίσης, μπορείς να απευθυνθείς στο άτομο που παρουσιάζει αυτή τη διάθεση και να θέσεις κάποιες ερωτήσεις σχετικές με την ενότητα της παρουσίασής σου. Είναι ένας έξυπνος τρόπος χειρισμού, καθώς υποσυνείδητα το άτομο εκείνο θα καταλάβει ότι ουσιαστικά του ζητάς μία μικρή συμμόρφωση και γιατί όχι, λίγο περισσότερο σεβασμό σε αυτό που κάνεις.
Τέλος, αρκετοί παρουσιαστές, ειδικά για τέτοιες περιστάσεις, έχουν έτοιμες κάποιες ιστορίες που είναι ικανές να τραβήξουν το ενδιαφέρον του κοινού και να επαναφέρουν ουσιαστικά την τάξη. Δεν είναι δύσκολο, για σκέψου το! (και μην ξεχνάς το "B key", μαγικό κουμπί..!)

Φαινόμενο: Τεχνικές δυσκολίες
Τι κάνω;
Είναι κάτι που μπορεί να συμβεί στον καθένα και η αλήθεια είναι ότι δεν υπάρχει τρόπος να προβλέψεις μία βλάβη για παράδειγμα ενός projector ή μία όχι τόσο καλή οπτικοακουστική απόδοση. Μπορεί κανείς όμως να είναι ελαφρώς προνοητικός και να κάνει τα παρακάτω:
· Έλεγχος του οπτικοακουστικού εξοπλισμού μία ημέρα πριν την παρουσίαση.
· Back up αρχείο της παρουσίασης
· Φορτισμένο remote control
· Εφεδρικά ηχεία
· Μία επανάληψη των γνώσεων της προβολής οθόνης και ειδικά το πως παίζει σωστά η παρουσίαση στον projector, ενώ παράλληλα μπορούμε να βλέπουμε τις σημειώσεις μας στην οθόνη του υπολογιστή.

Φαινόμενο: Άλλες δυσκολίες
Άλλες δυσκολίες που μπορούν να παρουσιαστούν και να προβληματίσουν όσον αφορά στην εξέλιξη της παρουσίασης, είναι η προσωπική αδιαθεσία, η βραχνάδα στη φωνή ή ο βήχας, η απώλεια μνήμης, το υπερβολικό στρες, το εξαιρετικά δύσκολο κοινό και γιατί όχι, το κακό το μάτι!
Ό,τι από τα παραπάνω και αν συμβεί, από τη στιγμή που το έχεις σκεφτεί και προνοήσει, τότε θα είσαι σίγουρα σε θέση και να το αντιμετωπίσεις.
Ένα κουτάκι καραμέλες Halls και ένα μπουκαλάκι νερό, καλό είναι πάντα να υπάρχουν στην τσάντα σου!

  - ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΤΙΡ 6 -

Next tipPrevious tip